ПОЛОЖЕНИЕ О ВЕДЕНИИ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ХРАНЕНИЯ АРХИВА  СНТ «ЛЕСНОЕ» (ПРОЕКТ)

ПОЛОЖЕНИЕ О ВЕДЕНИИ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ХРАНЕНИЯ АРХИВА  СНТ «ЛЕСНОЕ» (ПРОЕКТ)

УТВЕРЖДЕНО

решением общего собрания

членов СНТ «Лесное»

Протокол общего собрания

№ ___ от «___» ________ 20___ года

 

О  ВЕДЕНИИ   ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА  И ХРАНЕНИЯ АРХИВА САДОВОДЧЕСКОГО НЕКОММЕРЧЕСКОГО ТОВАРИЩЕСТВА  «ЛЕСНОЕ»

  1. Общие положения

1.1 Настоящее Положение устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Садоводческого Некоммерческого Товарищества «Лесное» (далее – «Товарищество») документов. Требования являются обязательными для всех членов Товарищества, участвующих в документообороте.

1.2. В Положении используются следующие основные понятия:

  • “документирование” – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
  • “документ” – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, физическим или юридическим лицом, в том числе Товариществом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Товарищества;
  • “документооборот” – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело (архив) и/или отправки;
  • “делопроизводство” – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
  • “архив” – совокупность документов Товарищества и входящих документов от физических и юридических лиц, в том числе государственных органов и органов местного самоуправления, укомплектованных и хранящихся в Товариществе с целью их использования в деятельности Товарищества;
  • “реквизит документа” – обязательный элемент оформления документа;
  • “подлинник документа” – первый или единственный экземпляр документа;
  • “копия документа” – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
  • “регистрация документа” – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
  • “номенклатура дел” – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Товариществе, с указанием сроков их хранения;
  • “дело” – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу.

1.3. Настоящее Положение составлено с использованием ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения».

1.4. Требования Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

1.5. Организация делопроизводства в Товариществе осуществляется традиционным способом на бумажных носителях с возможностью  использования  электронных носителей и системы электронного документооборота.

1.6. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

1.7. К финансовой, бухгалтерской и к другой специальной документации Положение распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Право изменять, дополнять, пересматривать, приостанавливать или отменять данное Положение принадлежит исключительно Общему собранию членов Товарищества (далее – Общее собрание).

 

  1. Правила организации делопроизводства.

2.1. Делопроизводство в Товариществе организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017 г.

2.2. Ответственность за состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Положением порядка работы с документами и за их сохранность возлагается на Председателя Товарищества (далее – Председатель).

2.3. Порядок передачи документации, относящейся к деятельности Товарищества при переизбрании Общим собранием органов управления Товариществом, регулируется в соответствии с законодательством РФ и Положением о передаче документов в связи с переизбранием председателя товарищества, утвержденным Общим собранием.

2.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется Правлением Товарищества (далее – Правление).

Правление обязано:

  • обеспечивать тщательную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;
  • принимать меры к сокращению документооборота и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов);
  • обеспечивать сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащихся в них служебной информации.
  • обеспечивать ознакомление членов Товарищества по их заявлению и за плату, размер которой устанавливается решением Общего собрания, заверенные в порядке, установленном Уставом Товарищества и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017 г, копии:

— Устава Товарищества с внесенными в него изменениями, документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ;

— бухгалтерской (финансовой) отчетности Товарищества, приходно-расходных смет, отчетов об исполнении таких смет, аудиторских заключений (в случае проведения аудиторских проверок);

— заключений ревизионной комиссии (ревизора);

— документов, подтверждающие права Товарищества на имущество, отражаемое на его балансе;

— протоколов собрания об учреждении Товарищества, протоколов Общих собраний членов, заседаний Правления и ревизионной комиссии;

— финансово-экономического обоснования размера взносов;

— документов, предусмотренных 217-ФЗ, Уставом и решениями Общего собрания.

Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

2.5. Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения Правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

2.6. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Председателя и на основании письменных запросов.

2.7. Использование сведений, содержащихся в документах Товарищества, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения Председателя.

2.8. Непосредственное ведение делопроизводства в Товариществе осуществляется назначенным для этого  членом Правления или наемным работником, ответственным за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенным распоряжением Председателя.

2.9. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.

 

  1. Создание документов в Товариществе

3.2.2. Текст должен быть набран в текстовом редакторе Microsoft Word с полуторным интервалом на одной стороне бумаги формата А4.

3.2.3. Абзацный отступ – 1,5 см.

3.2.4. Выравнивание – по ширине.

3.2.5. Вид шрифта:

-Times New Roman, размер не меньше 12;

— Verdana, размеры 12 и 13;

— Calibri, размер 12;

— Arial, размеры 12 и 13.

3.3.  Образец бланков, электронные шаблоны бланков Товарищества утверждаются Правлением.

3.4.  Реквизитами документов Товарищества являются:

  • наименование Товарищества;
  • должность лица – автора документа;
  • подпись должностного лица;
  • вид документа;
  • место составления документа;
  • адресат;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • текст документа;
  • ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (если имеются);
  • отметка о наличии приложений;
  • оттиск печати;
  • отметка о заверении копии.

3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.6. В Товариществе выделяются три вида документов: внутренняя документация поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая).

3.7. К внутренней документации Товарищества отнесены следующие виды документов:

  • Протоколы с решениями органов управления Товарищества (протоколы Общих собраний, Правления);
  • Постановления Правления (принимаются в соответствии с решениями Общих собраний);
  • Предписания Правления (принимаются в рамках компетенции Товарищества);
  • Реестр членов Товарищества;
  • журнал регистрации заседаний Правления;
  • журнал регистрации Общих собраний.

3.8. Конкретную форму документов, указанных в п. 3.7.  разрабатывает и утверждает Правление.

3.9. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Вид регистрационного номера – Например: вх. 001/01-2020,

где 001 – порядковый регистрационный номер;

01 – номер дела, в котором этот документ будет подшит;

2020 – год поступления.

На рассмотрение документа, в том числе обращения (заявления, жалобы) члена Товарищества, отводится 14 календарных дней.

3.10. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или утверждения Правлением, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов.

3.11. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции:

  • перед текстом письма обяза­тельно указывается, на какой исходящий номер даётся ответ.
  • исходящие документы подписываются Председателем. Финансовые документы подписываются Председателем и бухгалтером.
  • отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых на­правляется адресату, а второй остается в Товариществе и подшивается в соответствующее  дело.

3.12. Из образующихся в процессе деятельности Товарищества документов формируется документальный фонд Товарищества. Формирование документального фонда Товарищества осуществляется Правлением путем составления номенклатуры документов, обеспечения их сохранности, учета и включения в архив Товарищества.

3.13. Книги, журналы, дела и иные документы бухгалтерского и кадрового учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером (кассиром или Председателем) Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

3.14. Документы кадрового учета ведутся отдельно и хранятся Председателем в соответствии с  Трудовым Кодексом и другими нормативными документами.

 

  1. Ведение Архива

4.1. Архивные документы Товарищества хранятся в сейфе или закрытом шкафу в офисе Товарищества.

4.2. Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами настоящего Положения.

4.3. Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 (шести) лет с момента их создания или получения Товариществом.

4.4. В течение 49 лет не подлежат уничтожению:

  • учредительные документы;
  • уставы во всех редакциях;
  • внутренние регламентирующие документы во всех редакциях;
  • заявления на членство в Товариществе;
  • договоры на пользование инфраструктурой с индивидуальными пользователями;
  • приходно-расходные сметы Товарищества;
  • ведомости приёма взносов и платежей;
  • документы (в том числе приложения к ним) Общих собраний, заседаний Правления, комиссий;
  • отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;
  • договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;
  • сопроводительные документы на имущество общего пользования;
  • судебные решения по делам с участием Товарищества;
  • акты уничтожения документов.

4.5. Уничтожение документов проводится по решению Правления с обязательным участием бухгалтера.

4.6. Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

  • номер протокола заседания Правления;
  • наименование, дата регистрации, номера уничтоженных документов;
  • лица, осуществившие уничтожение документов.

4.7. После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре документов делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием  даты и  номера  акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

 

  1. Заключительные положения

5.1. Настоящее Положение принимается Общим собранием членов Товарищества простым большинством голосов на правах внутреннего документа Товарищества.

ПОЛОЖЕНИЕ О ВЕДЕНИИ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ХРАНЕНИЯ АРХИВА  СНТ «ЛЕСНОЕ» (ПРОЕКТ): 1 комментарий

  1. По п.п. 3.11,3.13 и 4.5. В нашем СНТ нет должности «бухгатер».
    По п.4.4. В связи с безналичной оплатой взносов (ЭКСПЛУАТАЦИОННЫХ и целевых) в нашем СНТ отсутствуют «ведомости приема взносов и платежей», которые необходимо хранить 49 лет. Сомневаюсь, что сбербанк будет хранить данные об этих платежах требуемое время (49 лет ).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *